Merhaba;

Bilindiği gibi Access’te veritabanının bütün yükünü sırtlanan nesneler tablolardır ve iyi yapılmış bir tablo tasarımı ve tabloda gereksiz fazlalıkların olmaması, yapacağımız uygulamanın performansını artırır... Yine hesaplanmış alanların veya hesaplamaların da tablolarda tutulmaması gerekir. Zira bu alanlar tabloların (dolayısıyla veritabanının) gereksiz yere şişmesine, performansının düşmesine ve diğer aksaklık ve hatalara neden olacaktır... Bu nedenle hesaplamalar formlar, raporlar ve daha çok (özellikle) sorgular üzerinde yapılır.

İşte ben de bugün tablomuzda tutulmaması gereken hesaplamaların sorgularla nasıl oluşturulacağı, form üzerinde nasıl gösterileceği, formdan rapora form üzerindeki kaydın nasıl aktarılacağı, basit şekilde Iif fonksiyonunun kullanımı gibi konuları basit şekilde anlatabilmek amacıyla kendime göre bir Su Faturası Çalışması hazırladım...

Elbette, benim yaptığım örnekteki hesaplamalar ve yerleşimler, kodlarla, SQL ile veya farklı şekillerde de yapılabilir. Amacım sadece basit bir örnekle (hiçbir fazla ayrıntıya girmeden) form ve sorgu üzerinde hesaplamaların nasıl ve ne şekilde yapılabileceğini göstermek...

Şimdi gelelim örneği hazırlarken hangi aşamaları takip ettiğime:

TABLO TASARIMI:

Öncelikle tasarım görünümünde tablomu açarak alan isimlerini ve veri türlerini girdim.

Burada amacım; su sayacının son okuma tarihinden 15 gün sonra son ödeme tarihi olacak şekilde; ilk endeks ile son endeks arasındaki sarfiyat miktarını bulup, bunu suyun birim (m3) fiyatı olan 1,35 ile çarparak su bedelini bulmak, %8 KDV’sini hesaplamak ve su bedeli ile KDV’yi toplayarak toplam tutarı bulmak olduğu için tablomda şu alanları oluşturdum:

aboneno (her abonenin farklı bir numarası olmasını ve sırayla artarak gitmesini istediğimden, bu alanın veri türünü “Otomatik Sayı” yaptım).

adsoyad

adres

turu (burada “mesken” veya “işyeri”nin birim fiyatının farklı olacağını düşündüğümden, “Veri Türü” bölümünde arama sihirbazıyla bir değerler listesi oluşturdum ve varsayılan değerini =”MESKEN” yaptım. Formumda burası açılan kutu şeklinde gözükecek ve kutu içinde varsayılan değer olarak “MESKEN” ifadesi yer alacak).

okumatarihi (burada veri türünü “Tarih/Saat” yaparak giriş maskesi ile bir tarih biçimi oluşturdum ve (forma bilgileri girdiğim gün sayacı okuduğumu farz ederek) varsayılan değeri (bugünün tarihini göstermesi için) =Date() yaptım).

ilkendeks (“Sayı” veri türünde oluşturduğum bu alan, sayacın ilk endeksini gösterecek)

sonendeks (“Sayı” veri türünde oluşturduğum bu alan, sayacın son endeksini gösterecek)

sarfiyat (sonendeks ile ilkendeks arasındaki farkı alacağımız bu alandaki fark hesaplamasını sorguyla yapacağız).

birimfiyat (“Parabirimi” veri türünde oluşturduğum bu alan bize sarfiyat miktarını hangi birimfiyatla çarpacağımızı gösterecek. Meskenler için su birimfiyatı 1,35 YTL olduğundan buranın varsayılan değerini 1,35 yaptım).

subedeli (sarfiyatla birimfiyatı çarpınca bulunacak bedel için oluşturduğum “Parabirimi” veri türündeki bu alandaki hesaplamayı da yine sorguda ve form üzerinde göstereceğiz).

kdv (“Parabirimi” veri türünde oluşturduğum bu alan, subedelinin %8’ini hesaplayarak bize KDV miktarını verecek. Buradaki hesaplamayı da sorguda ve form üzerinde göstereceğiz).

toplamtutar (subedeli ile kdv’yi topladığımız zaman bulacağımız toplam tutar için oluşturduğum bu alandaki hesaplamayı da sorgu ve form üzerinde yapacağız).

sonodemetarihi (“Tarih/Saat” veri türünde oluşturduğum bu alanda sonokumatarihi’nden 15 gün sonra son ödeme tarihi olmasını istediğimden varsayılan değerini =Date()+15 yaptım).

NOT: Burada önemle şunu söylemek isterim, yukarıda oluşturmuş olduğumuz sarfiyat, birimfiyat, subedeli ve kdv alanların veri türünü “Metin” olarak bırakabileceğimiz gibi hatta (bu alanlar tabloda bir işleme girmeyeceğinden ve bu alanların hesaplamaları tabloya kaydedilmeyeceğinden) tablomuzda göstermemize de gerek yoktur. Zira bu alanları sorgu veya form üzerinde formüllerle tanımlayacağız ve hesaplamalarımızı orada yapacağız. Ancak yine de, ben kolaylık olması, gelişimin görünmesi ve tablodan sihirbazla form oluştururken basit olması nedeniyle bu alanları da tabloma dahil ettim.


FORM TASARIMI:

Form oluşturma sihirbazıyla tablomdaki alanları form üzerine aktardım ve formun şeklini şemalini verdikten sonra form üzerinde hesap yapacağım metin kutuları üzerinde formülleri yazmaya başladım. (Burada yapacağımız işlemler, formüller bizim örneğimizde sadece form üzerinde gözükecek, daha doğrusu formumuz için geçerli. Raporda görebilmek için sorgu oluşturup, sorgu üzerinde ayrıca işlem yapacağız)...

SARFİYAT (M3): Buradaki metin kutusunun Veri sekmesinin Denetim Kaynağı satırına =[sonendeks]-[ilkendeks] yazdım. (Amacım sonendeks alanındaki değerden ilkendeks alanındaki değeri çıkarıp sarfedilen su miktarını m3 cinsinden bu metin kutusunda göstermek).

BİRİMFİYAT: Hatırlanacağı üzere yukarıda sarfiyatla çarpılacak olan birimfiyatın meskenler için farklı, işyerleri için farklı olduğunu söylemiştik. Meskenler için 1,35 YTL olan birimi de varsayılan değer olarak atamıştık. (O yüzden formumuzda yeni bir kayıt açtığımız zaman BİRİM FİYAT alanında 1,35 YTL gözükmekte). İşte TÜRÜ açılan kutusundan İŞYERİ seçeneğini seçtiğim zaman BİRİM FİYAT alanındaki bu değerin 1,35 YTL değil de, (örneğin) 2,00 YTL gözükmesini ve işyeriyle ilgili hesaplamaları bu birimfiyat üzerinden yapmasını istiyorum... (İşyerlerinin birim fiyatını bilmediğim için ben örnek olması bakımından 2 YTL dedim). Bunun için Iif fonksiyonundan faydalandım ve birimfiyat metin kutusunun özelliklerinden Veri sekmesinin Denetim Kaynağına

=IIf([turu]="MESKEN";1,35;2) yazdım.

Burada şunu demek istedim: Eğer “turu” alanındaki değer “MESKEN” e eşitse 1,35 olarak değilse 2 olarak göster). (Bu işlemi yaptıktan sonra formu form görünümünde açarak TÜRÜ alanındaki açılan kutunun seçeneklerini değiştirirseniz farkı görebilirsiniz).

SU BEDELİ: Burada sarfiyatla birimfiyatı çarparak su bedelini bulmayı amaçladığımdan, Veri sekmesinin Denetim Kaynağı satırına

=[sarfiyat]*[birimfiyat] yazdım.

(Sarfiyat adı verilen metin kutusuyla birimfiyat adı verilen –ve her ikisi içinde formül yazdığımız- metin kutularındaki değerin birbiriyle çarpılarak su bedelinin ne kadar olacağını hesaplatmaktı amacım).

KDV (%8): Burada da, su bedelinin %8’ini hesaplayarak YTL cinsinden fiyatı göstermesi için metin kutusunun Veri sekmesinin Denetim Kaynağı satırına

=[subedeli]*0,08 yazdım.


TOPLAM TUTAR: Son olarak su bedeli ile kdv miktarını toplayarak toplam tutarı bulmak amacıyla metin kutusunun Veri sekmesinin Denetim Kaynağı satırına

=[subedeli]+[kdv] yazdım.


Formumuzu normal görünümde açtığımız ve ilk endeks ile son endeks alanlarına değerleri girdiğimiz zaman hesaplamaların form üzerinde otomatik olarak yapıldığını görebiliriz.


SORGU TASARIMI:

Sorgular bölümünü açarak, “Tasarım görünümde sorgu oluştur” dedikten sonra, Tbl_Sayac tablomu Sorgu kılavuzuna ekledim. Daha sonra kılavuza eklenen bu tablodan bütün alanları (tablonun başlık çubuğunu çift tıklayarak ve bütün alanlar seçili hale gelince tasarım kılavuzunun alttaki satırlarına sürükleyerek) sorguya ekledim.

Form tasarımında uzun uzun anlattığım için burada anlatmayacağım ancak örneği ve sorguyu incelediğiniz zaman göreceğiniz gibi; sorgunun alan satırında hesaplama yapacağım alanları formül yazarak tanımladım. Burada form üzerinde yukarıda yaptığım formülleri bu alanlara da yazdım. Ancak burada şöyle bir fark var: Örneğin sarfiyat alanı satırında sorguya hesaplama yaptırabilmek için

sarfiyat: [sonendeks]-[ilkendeks] yazdım.

Diğer alan satırlarını da şu şekilde tanımladım:

birimfiyat: IIf([turu]="MESKEN";1,35;2)

subedeli: [sarfiyat]*[birimfiyat]

kdv: [subedeli]*0,08

toplamtutar: [subedeli]+[kdv]

Burada yukarıda değindiğim gibi aslında tablomuzda olmasa bile örneğin [sonendeks]-[ilkendeks] formülünü gerçekleştiren “sarfiyat” isimli bir alan tanımlamış oldum.

RAPOR TASARIMI:

Yukarıda sorgumuzu oluşturduk ama, bu sorguyu güzel şekilde bir raporda görüntülemek ve yazıcıdan çıktısını da alabilmek gayet güzel olur herhalde.

Bunun için Raporlar bölümünde “Sihirbazı kullanarak rapor oluştur” dedikten sonra yukarıda oluşturduğumuz Srg_Sayac sorgusunu kaynak alan bir rapor oluşturdum. Sorgudaki bütün alanlar rapora yerleşmiş oldu. (Artık sorgunun yaptığı bütün hesaplamaları bu raporda görebiliriz). Raporun şekliyle şemaliyle (biçim menüsüyle oynayarak) biraz uğraştıktan sonra, rapora son şeklini verdim.

Artık form üzerine bir buton yerleştirerek ve bu butona tıkladığımda raporu önizlemede göstermesi için komut düğmesi sihirbazından faydalanabilirim.

Ancak aklıma şöyle bir şey geldi: Ben form üzerinde bu butona tıkladığım zaman, ne kadar abonenin kaydı varsa raporda hepsini gösterecek… Bense sadece form üzerinde hangi kayıttaysam raporda da o abonenin bilgilerini göstermesini istiyorum. O halde sorguya öyle bir ölçüt yazayım ki; form üzerinde hangi kayıttaysam formdaki butona tıklayınca sorgu sadece o kaydın bilgilerini görüntülesin ve raporda da bunu göstersin.

Bunun için Srg_Sayac sorgumu tasarım görünümünde açtım ve “aboneno” alanının “Ölçüt” satırına

[Formlar]![Frm_Sayac]![aboneno] yazdım.

Bunun anlamı şudur: Sorgumda, ben Frm_Sayac formu üzerindeyken hangi kaydın aboneno alanı gözüküyorsa o kaydı sorgula…

Bunu örneğin;

[Formlar]![Frm_Sayac]![adsoyad] olarak da yazabilirdik. O zaman da form üzerinde hangi adsoyad değeri varsa ona göre o kaydı sorgulatmış olurduk.

Sorguma bu ölçütü yazdıktan sonra formumu tasarım görünümde açıp, sihirbaz yardımıyla “Raporu Önizlemek” için bir komut düğmesi oluşturdum ve adına “FATURAYI GÖR” dedim. Bu butona tıkladığım zaman, rapor açılacak ve form üzerinde hangi abonenin kaydındaysam (sorgudaki ölçüt nedeniyle o ölçüt sorgulanarak) raporda (kayıt kaynağını sorgumuzdan aldığı için) o abonenin fatura bilgileri görüntülenecektir…


Daha sonra raporumun özellikler penceresinden faydalanarak önde ve ortada açılacak şekilde ayarladım.

Son olarak uygulamam açıldığı zaman doğrudan oluşturduğum form gözüksün diye Araçlar>Başlangıç yoluyla Form/Sayfa Görüntüle kısmında Frm_Sayac formunu seçtim… Yine veritabanının şişmemesi ve uygulama kendini her kapattığında veritabanının sıkıştırılıp onarılması ve boyutunun küçülmesi için Araçlar>Seçenekler>Genel yoluyla “Kapatırken Düzenle” onay kutusunu aktif hale getirdim…

Örneğimi bu şekilde bitirmiş oldum.

Yukarıda da bahsettiğim gibi, bütün bunları oluşturmanın tek yolu benim izlediğim bu yöntem değil elbette. Ancak çabuk olması, pratik olması, Access’e yeni başlayanlara bir fikir vermesi açılarından ben bu yolu tercih ettim.

Örnek ektedir.

Saygılarımla…

Merhaba;

Aşağıdaki örneği "DateDiff" fonksiyonuna ve formu boşaltarak temizlemeye basit bir örnek olması amacıyla hazırladım.

Bilindiği gibi "DateDiff", tarih aralığını veren bir fonksiyondur ve iki tarih arasındaki farkı gün, ay, yıl, saat, saniye, hafta v.s. cinslerinden gösterebiliriz. Bu fonksiyonu sorgularda, denetimlerimizin "denetim kaynağında" veya VBA kodlarında kullanabiliriz. Ancak kullanım yerine göre aralarında ufak tefek farklılıklar oluyor. Örneğin formumuzda bir alanın denetim kaynağına yazacağımız zaman

=DateDiff("tarihcinsi";[tarih1];[tarih2])

olarak yazabilirken VBA kodlarında

tanımlayacağımızalan = DateDiff("tarihcinsi",[tarih1],[tarih2])

olarak yazmak gerekebiliyor.

Bununla ilgili ayrıntılı bilgiye http://office.microsoft.com/tr-tr/access...11055.aspx adresinden ulaşabilirsiniz.

Yaptığım basit örneğin hazırlanma aşamalarını kısaca anlatırsam sanırım daha doyurucu olur:

Önce tasarım görünümünde boş bir form açtım ve buraya iki tane metin kutusu yerleştirdim. İlk metin kutusuna "yas", ikincisine "bugun" adını verdim. Her iki metin kutusunun giriş maskesi özelliğini de "Kısa Tarih" yaptıktan sonra "bugun" adlı metin kutusunun "Varsayılan Değer" özelliğine =Date() yazdım. Amacım "yas" metin kutusuna doğum tarihimizi girdiğimiz zaman, "bugun" adlı metin kutusundaki (varsayılan değeri bugünün tarihi olan) tarihten "yas" adındaki metin kutusuna girdiğimiz tarihi çıkartarak bize aradaki farkı vermesiydi. Sonucu da birazdan oluşturacağım ilişkisiz metin kutularında yıl, ay, hafta, gün ve saat cinsinde gösterecektim. Bu yüzden -ve uygulamanın biraz daha profesyonel bir görünüm alması için- "bugun" adlı metin kutusunun (form üzerinde görünmemesi için) Biçim sekmesindeki Görünür özelliğini "Hayır" olarak ayarladım. Daha sonra alt alta 5 tane ilişkisiz metin kutusu yerleştirip bunlara sırasıyla "yil", "ay", "hafta", "gun", "saat" adlarını verdim. "yas" adındaki metin kutusuna doğum tarihimizi girdiğimiz zaman (daha önce gizlediğimiz) "bugun" adlı metin kutusundaki tarihten bu tarihi çıkartarak oluşturduğum ilişkisiz metin kutularında benim belirleyeceğim tarih cinsinden farkları göstermesi için her metin kutusunun adı için bir DateDiff fonksiyonu tanımlayarak, bu fonksiyonların tamamını "yas" adlı metin kutusunun "Çıkıldığında" olay yordamına yazdım. (Bu alana doğum tarihini yazdıktan sonra, alandan çıkar çıkmaz, "yil, ay, hafta, gun, saat" metin kutularında sonuç hemen görüntülenecekti).

Sonuçta "yas" adlı metin kutusunun "Çıkıldığında" olay yordamında şu kodlar oluştu:




Yukarıda görüldüğü gibi yılı "yyyy", ayı "m" v.s. olarak tanımladık. Yani kısaca iki tarih arasındaki farkı yil, ay, hafta, gun ve saat cinsinden almak için bu yola başvurduk.

Daha sonra form üzerinde doğum tarihimizi girip hesaplamamız yapıldıktan sonra tekrar formun temizlenerek yeni bir doğum tarihi girilebilmesi amacıyla alanların boşaltılması için bir buton oluşturdum ve butonun "Tıklatıldığında" olay yordamına aşağıdaki kodları yazdım:




Bunun anlamı şuydu: "Ben -oluşturduğum ve "Komut20" adındaki- butona tıkladığım zaman bana yas, yil, ay, hafta, gun, saat alanlarını boş olarak göster."

Formun, alanların ve bazı denetimlerin biçimleriyle oynayıp, gözüme hoş görünen bir biçime soktuktan sonra yil, ay, hafta, gun, saat alanları üzerinde işlem yapmayacağımdan (zaten kodlarla otomatik olarak yapıldığından) ve "yas" alanına doğum tarihini girip "Enter" tuşuyla çıktıktan sonra imlecin bu alanlara gitmemesi amacıyla bu alanların Veri sekmesinden Etkin özelliğini "Hayır", Kilitli özelliğini "Evet" yaptım.

Son olarak Araçlar>Başlangıç yoluyla açılan pencerede bütün onay kutularının işaretini kaldırıp -uygulama açıldığında doğrudan "yasmatik" adını verdiğim formun açılması için "Form/Sayfa Görüntüle" alanına "yasmatik" formunu girdim. Böylelikle uygulamayı açtığımız zaman doğrudan formumuz ekrana gelecek ve diğer veritabanı penceresi, kısayollar, menüler gibi özellikler gözükmeyecek. (Ben yine de kolaylık ve tercih edilebilirlik açısından hem doğrudan formla açılan hem de tüm izinleri açık olan iki uygulamayı da aşağıya ekledim).

NOT: Gerçi çok bilinen bir şey ama doğrudan form görünümüyle açılan uygulamaları tasarım görünümünde açmak ve inceleyebilmek için Shift tuşunu basılı tutarak açabiliriz.

Saygılarımla...