Access veritabanı programını açtığımız zaman ilk olarak yukarıdaki şekilde görüldüğü gibi karşımıza bir veritabanı penceresi çıkar. Veritabanı penceresinin sol tarafında 7 adet Access nesnesi gözükür. (Bunlara “Access bileşenleri” ismi de verilir ve bir veritabanında bu bileşenlerden bir veya birkaç tane bulunabilir veya bazılarında hiç bulunmayabilir). Şimdi kısaca bu nesnelerin ne olduğunu, ne işe yaradığını görmeye çalışalım:

1- TABLOLAR:

Veritabanının en önemli bileşeni tablolardır. Her veritabanında en az bir adet tablo olmalıdır. Tüm kayıtların tutulacağı tablolar bu kısımda oluşturulur. Girilen bilgiler bu tablolarda tutulmaktadır. Unutmayınız, tablo olmayan bir “veritabanı” hiçbir işe yaramayacaktır. Bir veritabanında tablo, temeli teşkil etmektedir. Bu bölümde dilediğiniz kadar tablo oluşturabilirsiniz. (Daha sonraki derslerde bir tablonun nasıl oluşturulacağı ve tablolar arasındaki ilişkileri göreceğiz).

2- SORGULAR:

Tabloların tamamına değil, özel sütunlardaki bilgilere erişmek için veya belirli kriterlere sahip olan verileri listelemek amaçlı oluşturulan nesnelere “Sorgular” adı verilir. Tüm gelişmiş “SQL” dili komutlarını kullanabileceğiniz bölüm bu olacaktır. Tablolara girilmiş olan bilgilerden belirli şartlara göre liste almak gerektiğinde sorgular kullanılır. Değişik amaçlara göre sorgular hazırlanarak tablolardaki bilgilerin listesi veya özeti alınabilir.

Örneğin son ödeme tarihi geçtiği halde ödenmeyen hesapların listesini almak için bir sorgu kullanılabilir.

3- FORMLAR:

Bir veritabanı sadece tablolar ve tablolardaki kayıtlarla kullanılabilse de bu, hem çok zordur hem de görsel açıdan güzel değildir. İşte bu yüzden tablolara bilgi girişi veri sayfası görünümünde yapılabilmesine rağmen formlar hazırlayarak girişi buradan sağlamak hem görsel açıdan daha güzel, hem de daha kolaydır. Access’in en büyük özelliklerinden bir tanesi de; tablo veya sorgularınızı kendi oluşturacağınız Windows formları üzerine ekleyeceğiniz kontroller sayesinde kolayca yönetebilme imkânı sağlamasıdır. Bu amaçla dilediğiniz kadar formu uygulamanıza ekleyerek çok estetik ara yüzler oluşturabilir ve daha sonra uygulamanıza ait tüm kayıt, gezinti, rapor düğmelerini v.s. bu formlara ekleyebilirsiniz.

4- RAPORLAR:

Tablolardaki (veya sorgulardaki) bilgileri yazıcıdan belli düzenlemelere göre almak için raporlar hazırlanarak kullanılır. Bu nedenle yazıcıya gönderilecek olan bilgileri, nesneleri bu bölümde hazırlayacağız. Dilerseniz tüm tabloyu, dilerseniz isteğinize uygun kayıtları listelemeniz mümkün olmaktadır. Access’in raporlama kısmı çok gelişmiş olup, görsel açıdan çok zengin tasarımlar yapmanıza imkân vermektedir. Örneğin satılan mala ait fatura rapor olarak tasarlanabileceği gibi aktif ay içinde satılan malların listesi de rapor olarak hazırlanabilir.

5- SAYFALAR:

Web uygulamalarına yönelik ara yüz oluşturma işlemlerinde kullanabileceğiniz nesnelerin yer aldığı bölümdür. Veri tablolarını içeren yeni web sayfaları oluşturmak ve tasarlamak için kullanılır. Form işlemlerine benzer bir mantıkla çalışarak web sayfa görünümlü uygulamalar geliştirme olanaklarını sizlere sunmaktadır.

6- MAKROLAR:

Bir eylemi gerçekleştirmek için (daha çok menüler ve araç çubukları ile birden fazla adımda yapılabilecek işlemler için) kullanılan komut dilidir. Daha doğrusu herhangi bir kod kullanmadan gelişmiş kodsal işlemler için kullanıcılara sunulmuş nesnelerdir. (Kodları sizin yerinize Access oluşturmaktadır). İçerisinde şablon kodların ve sizleri çalıştırılma hususunda zorlamayacak, sihirbaz pencereleriyle halledilebilen nesneleri oluşturabileceğiniz bir bölüm olduğundan işlemleri otomatikleştirmek için kullanılırlar. Örneğin tek bir adımda (tek bir butona tıklayarak) formun tekrar açılıp kapanmasını ve form verilerini yenilemesini sağlayabilirsiniz.

7- MODÜLLER:

Bu kısım programcılıkla ilgilidir. “Visual Basic” bilen programcılar için eklenmiştir. Makrolar içerisinde yer almayan ve kullanıcının yazması gerekecek olan kodların (fonksiyon, prosedür v.s.) eklenebileceği yerdir. Kısaca programda kullanılacak fonksiyon, prosedür, global değişken ve tip tanımları bu modüllerde yapılır.